1. Para qué sirve el espacio
Describa la operación, no el acabado. «Una sucursal que atiende a 200 personas al día con cuatro ventanillas» orienta mejor que «una sucursal moderna». La operación determina circulaciones, resistencia de materiales, mobiliario e instalaciones.
2. La fecha que no se puede mover
Casi todo proyecto tiene un hito fijo: una apertura, el fin de un contrato de arrendamiento, una temporada alta. Indique cuál es y qué pasa si se retrasa. Esa fecha define la ruta crítica, y con ella la posibilidad de fabricar y construir en paralelo.
3. Las restricciones del sitio
- ¿El espacio seguirá operando durante los trabajos?
- ¿Hay horarios permitidos para obra ruidosa o para recibir material?
- ¿Existe un reglamento de la plaza, del edificio o de la institución?
- ¿Qué accesos, montacargas o áreas de maniobra hay?
4. Qué existe hoy
Planos actualizados, fotografías, un inventario del mobiliario que se conserva y el estado de las instalaciones. Si no hay planos confiables, conviene que el primer entregable sea un levantamiento.
5. Qué nivel de diseño tiene
No es lo mismo cotizar una idea que un proyecto ejecutivo. Indique si cuenta con un concepto, con planos de diseño o con especificaciones completas, y si el diseño forma parte del alcance que busca contratar.
6. Qué incluye el alcance
Enumere los frentes y marque cuáles espera del proveedor:
- Levantamiento y proyecto ejecutivo
- Obra civil, albañilería y acabados
- Mobiliario a la medida y de línea
- Señalética interior y exterior
- Logística, traslado e instalación
- Mantenimiento posterior a la entrega
7. Quién decide
Identifique quién aprueba el diseño, quién autoriza cambios y quién recibe el espacio. Muchos retrasos no son técnicos: son aprobaciones que nadie sabía que había que pedir.
Cómo usar esta lista
Entregue la misma información a todos los proveedores que invite. Así, las diferencias entre propuestas reflejarán el criterio y la capacidad de cada uno, no lo que cada quien supuso.